Vores whistleblower-system giver alle personer mulighed for at indberette oplysninger anonymt og uden risiko for personlige konsekvenser.
Whistleblowersystemet leveres af den eksterne leverandør otris software AG. Beskyttelse af whistleblowere er vores topprioritet.
Vi har derfor truffet foranstaltninger for at sikre, at denne beskyttelse også ydes af vores eksterne leverandør.
Procedure
1. Rapportering af overtrædelser
Medarbejdere og tredjeparter i den operationelle kontekst af Heimathafen Hotels kan rapportere overtrædelser af gældende love, juridiske bestemmelser og virksomhedens egne retningslinjer, procedurer eller arbejdsinstruktioner via vores integrerede whistleblower-system.
2 Bekræftelse af indberetningen
Når du har indsendt indberetningen, vil du modtage en bekræftelse på modtagelsen inden for 7 dage. Ved hjælp af et whistleblower-id og den adgangskode, du har angivet, kan du kontrollere status og sporbarhed for din indberetning på indberetningsplatformen, samtidig med at du bevarer din anonymitet.
3. Gennemgang og undersøgelse
Indkomne indberetninger kontrolleres for gyldighed af vores interne indberetningscenter, og om nødvendigt iværksættes yderligere undersøgelser, og der træffes foranstaltninger på dette grundlag. Når proceduren er afsluttet, senest 3 måneder efter bekræftelse af modtagelsen, vil du modtage en meddelelse om resultatet af proceduren, som du kan få adgang til ved hjælp af din PIN-kode.
4 Samtykke til videregivelse af oplysninger, hvis relevant
I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at videregive dine oplysninger for at kunne træffe opfølgende foranstaltninger. Vi kræver altid dit samtykke til dette. Heimathafen Hotels overholder til enhver tid forbuddet mod repressalier mod whistleblowere.
Adgang til rapporteringsplatformen
Følgende link fører dig til rapporteringsplatformen, hvor du anonymt kan rapportere oplysninger og lovovertrædelser.
Principper for whistleblower-systemet
Anonymitet
Du kan indsende din indberetning anonymt. Personlige data er valgfrie og vil kun blive brugt af det interne rapporteringscenter til at undersøge sagen. Hvis der træffes yderligere foranstaltninger, som kan afsløre eller udlede din identitet, skal vi have dit skriftlige samtykke til at videregive dine oplysninger.
Frivillighed
Alle indberetninger sker på frivillig basis. Det er valgfrit og ikke obligatorisk at oplyse dit navn. Hvis du ønsker at videresende din rapport til Heimathafen Hotels, vil vi bede om dit
samtykke til brug af personlige data vil blive anmodet om.
Frihed fra sanktioner
Whistleblowere udsættes ikke for sanktioner. Vi sørger for, at der ikke sker repressalier mod whistleblowere.
Uafhængighed
Det interne rapporteringscenter arbejder uafhængigt af officielle instrukser fra Heimathafen Hotels.
Fortrolighed
Personlige data videregives ikke til tredjeparter. Alle rapporter og relaterede undersøgelser behandles fortroligt. De involverede er forpligtet til at opretholde fortrolighed. Denne forpligtelse gælder også efter afslutningen af deres funktion. I tilfælde af foranstaltninger, der gør det muligt at afsløre eller udlede din identitet, kræver vi dit skriftlige samtykke til at videregive dine oplysninger.
Yderligere muligheder for at indsende oplysninger
Ud over den førnævnte digitale rapporteringsplatform via den eksterne leverandør er der andre rapporteringskanaler til rådighed.
Vores principper for whistleblowing-systemet gælder naturligvis også for disse indberetningskanaler.
Indberetning pr. telefon via den dedikerede telefontjeneste:
0451 160852-15
Rapportering pr. brev til:
Herold Unternehmensberatung GmbH
Philipp Herold - Fortrolig / Compliance
Hafenstraße 1a
23568 Lübeck