Vores whistleblower-system giver alle mulighed for at indberette oplysninger anonymt og uden risiko for personlige konsekvenser.
Whistleblower-systemet leveres af den eksterne udbyder otris software AG. Beskyttelsen af whistleblowerne har højeste prioritet.
Derfor har vi truffet foranstaltninger for også at sikre denne beskyttelse gennem vores eksterne udbyder.
Fremgangsmåde
1. Indberetning af overtrædelser
Medarbejdere og tredjeparter, der er tilknyttet Heimathafen Hotels, kan via vores integrerede whistleblower-system indberette overtrædelser af gældende love, retsforskrifter samt virksomhedens egne retningslinjer, procedurer eller arbejdsinstruktioner.
2. Bekræftelse af indberetningen
Når du har indsendt indberetningen, modtager du inden for 7 dage en bekræftelse på modtagelsen. Ved hjælp af en anmeldelses-ID og den adgangskode, du har valgt, kan du kontrollere status og sporbarheden af din anmeldelse på anmeldelsesplatformen, samtidig med at din anonymitet bevares.
3. Gennemgang og undersøgelse
Indkomne indberetninger kontrolleres af vores interne indberetningsenhed for at vurdere deres holdbarhed, og på baggrund heraf iværksættes der eventuelt yderligere undersøgelser og foranstaltninger. Når sagen er afsluttet, senest 3 måneder efter bekræftelsen af modtagelsen, modtager du en meddelelse om sagens udfald, som du kan tilgå ved hjælp af din PIN-kode.
4. Eventuelt samtykke til videregivelse af oplysninger
I visse tilfælde kan det være nødvendigt at videregive dine oplysninger for at iværksætte opfølgende foranstaltninger. Til dette har vi som udgangspunkt brug for dit samtykke. Heimathafen Hotels overholder til enhver tid forbuddet mod repressalier mod indberettende personer.
Adgang til indberetningsplatformen
Via følgende link kommer du til indberetningsplatformen, hvor du anonymt kan indberette forhold og overtrædelser.
Heimathafen – indberet sikkert
Principper for indberetningssystemet
Anonymitet
Du kan indsende din indberetning anonymt. Personoplysninger er valgfri og bruges kun af den interne indberetningsinstans til en grundig undersøgelse. Hvis der iværksættes yderligere foranstaltninger, hvor det er muligt at afsløre eller udlede din identitet, har vi brug for dit skriftlige samtykke til videregivelse af dine oplysninger.
Frivillighed
Alle indberetninger sker på frivillig basis. Det er valgfrit at angive dit navn, og det er ikke obligatorisk. Hvis du ønsker at videresende din indberetning til Heimathafen Hotels, vil du blive bedt om
bedt om dit samtykke til brugen af personoplysninger.
Ingen sanktioner
Whistleblowere risikerer ingen sanktioner. Vi sørger for, at der ikke finder repressalier sted mod whistleblowere.
Uafhængighed
Den interne indberetningsinstans arbejder uafhængigt af tjenstlige instrukser fra Heimathafen Hotels.
Fortrolighed
Personoplysninger videregives ikke til tredjeparter. Alle indberetninger og tilhørende undersøgelser behandles fortroligt. De involverede parter er forpligtet til at overholde tavshedspligten. Denne forpligtelse gælder også efter afslutningen af deres ansættelse. I forbindelse med foranstaltninger, der muliggør afsløring af eller identifikation af din identitet, har vi brug for dit skriftlige samtykke til videregivelse af dine oplysninger.
Yderligere muligheder for at indgive indberetninger
Ud over den ovennævnte digitale indberetningsplatform via den eksterne udbyder findes der yderligere indberetningskanaler.
Vores principper for whistleblower-systemet gælder naturligvis også for disse indberetningskanaler.
Indberetning pr. telefon via den specielt oprettede telefontjeneste:
0451 160852-15
Indberetning pr. brev til:
Herold Unternehmensberatung GmbH
Philipp Herold – Fortroligt / Compliance
Hafenstraße 1a
23568 Lübeck